Fontos változás lép életbe 2025. július 1-jétől: minden vállalkozás – beleértve az egyéni vállalkozókat is – köteles elektronikus számlát fogadni és archiválni. A villamosenergia- és földgáz-szolgáltatóktól ezentúl kizárólag e-számlát állíthatnak ki a cégek felé.
Mit jelent ez a gyakorlatban?
Ez nem választható lehetőség, hanem kötelezettség, amely minden céget érint:
Az e-számla csak akkor tekinthető hitelesnek, ha:
• olvasható,
• biztosított az eredet hitelessége,
• garantált a tartalom sértetlensége.
Az elektronikus megőrzés kötelező – a számla kinyomtatása önmagában nem elegendő, és nem helyettesíti az archiválást.
Mi nem megfelelő az archiválás szempontjából?
❌ E-mail fiókban való tárolás
❌ Számítógépre való egyszerű lementés
❌ Nem ellenőrzött, ismeretlen hátterű felhőszolgáltatás használata
👉 A felelősség minden esetben a vállalkozást terheli, nem a szolgáltatót, és nem a számlázóprogramot.
✅ Hogyan készülj fel a változásra?
Tedd fel magadnak a következő kérdéseket:
🔹 Hány számlát fogadsz be havonta?
🔹 Hány különböző forrásból érkeznek?
🔹 Csak számlákat vagy más dokumentumokat is szeretnél archiválni?
Ezek alapján dönthetsz arról, milyen megoldásra van szükséged:
– Saját archiváló rendszer
– Elektronikus aláírással ellátott megőrzés
– Vagy megbízható, jogszabályi megfelelést biztosító szolgáltatás
Ne hagyd az utolsó pillanatra!
A megfelelés nemcsak jogszabályi kötelezettség, hanem biztonsági és működési szempontból is kulcsfontosságú. Érdemes már most átgondolni, hogyan szeretnéd a számlakezelést jövőbiztosan kialakítani.